Valokki Design. Säästä aikaa ja ole huoleton.

Blogi

Miten ulkoistettu assistentti toimii?

September 11, 2014

Maailmalla on suosittua ostaa assistentin palvelut täysin virtuaalisena tai ainakin ulkoistettuna. Virtuaalisia assistentteja on Amerikassa ja Aasiassa runsain joukoin, alalla pidetään konferensseja, koulutuksia jne. Suomessa tämä on vielä melko uusi asia, mutta hiljalleen ulkoistetun assistentin palvelut ovat lisääntyneet. Lisätietoa löydät nopeasti googlaamalla "virtual assistant". 

Assistentin käyttäminen säästää tunteja, mutta tehtävät on osattava delegoida oikein. Hyvin delegoimalla ja ohjeistamalla voi saavuttaa hyviä tuloksia. Hyvä assistentti osaa toki myös kaivaa itselleen tehtäviä ja kysellä, tiedustella jne, mutta paras lopputulos itsellesi on silloin kun listaat tehtävät ja tavoitteet. 

Ulkoistettua assistenttia voi käyttää kaikenlaisiin tehtäviin, rutiinitöihin, asioiden hoitamiseen ja selvittämiseen jne. Olennaisinta on se, että olet itse valmis luottamaan siihen, että asiat hoituvat ja voivat hoitua jopa paremmin kuin mitä jos itse tekisit ne. Ulkoistamalla työtehtäviäsi säästät aikaasi, jolloin voit keskittyä itse muihin yrityksesi ydinliiketoiminnan tehtäviin. 

Voisin verrata ulkoistetun assistentin käyttämistä siivouspalveluihin: Kotona voi usein olla se tilanne, että kukaan ei ehdi siivota tai sitten siivoamiseen käytetään arki-illoista muutama tunti ja viikonloppuisin yksi kokonainen päivä. Vaihtoehtona on se, että siivoat itse ja se on pois muusta ajasta. Tai voit palkata apuun siivoojan, jolloin voit käyttää siivoukseen menevän ajan perheesi kanssa olemiseen, harrastuksiin tai vaikka yrityksesi asioihin. Uskon, että menestyvät ihmiset ovat parempia delegoimaan ja käyttämään palveluita, sillä he osaavat ostaa itselleen aikaa tärkeisiin tehtäviin.

Mitä tehtäviä ulkoistettu assistentti voi hoitaa?

1. Tapaamisten sopiminen - jaa assistentillesi kalenteri niin hän voi hoitaa tarvittavat tapaamiset ja hallinnoida kalenteriasi.

2. Sähköpostit - anna assistentille käyttöoikeudet sähköpostiisi. Assistentti siivoaa ja karsii postit puolestasi ja jaottelee tärkeät viestit sinulle niin, että ne on helppo hoitaa.

3. Nettisivujen päivitys - listaa asiat, jotka assistentin pitää sivuille päivittää ja homma hoituu. Samoin esimerkiksi uutiskirjeiden laatiminen, esitteiden päivitys ja messujärjestelyt hoituvat assistentilla käden käänteessä.

4. Hankinnat - pitääkö yrityksellesi ostaa uudet toimistokalusteet, tietokoneet tai nettiyhteydet? Assistentti voi tehdä puolestasi selvitykset, laatia raportin saatavilla olevista palveluista ja hinnoista ja tehdä ostopäätöksen puolestasi.

5. Laskut - vaikka maailma on nykyisin sähköinen laskutuksen osalta, tarvitaan edelleen ihmisiä hoitamaan laskujen syöttämisen ja niiden tekemisen. Voi olla, että yrityksesi laskutus perustuu työntekijöiden raportteihin ja niiden siirtäminen laskutukseen vie aikaa. Myös ostolaskujen käsittely ja talousseuranta voi olla assistentin tehtäviä.

6. Muistuttaa aikatauluista - kyllä, välistä tarvitaan takaumuksiin potkijaa, jotta hommat hoituvat. Assistentti huolehtii, että pidät kiinni aikatauluista ja teet tehtävät, jotka on sovittu.

7. Matkajärjestelyt, tapahtumajärjestelyt - nämä hoituvat assistentilla nopeasti. Olitpa lähdössä perheen kanssa lomamatkalle tai yrityksesi liikematkalle, assistentti selvittää sinulle parhaimmat matkareitit, aikataulut ja hinnat ja tekee varaukset puolestasi. 

Itse olen erikoistunut rutiinitehtävien lisäksi projektinhallintaan, markkinointiin ja graafiseen suunnitteluun. Ulkoistetuilla assistentteilla on aina omat erikoisalueet, joten ostopäätöstä tehdessä kannattaa miettiä mistä kaikista asioista yrityksenne voisi hyötyä ja käyttää assistenttia sitten niiden osalta hyväksi niin paljon kuin voi! 

Täältä löytyy lisää infoa:

http://www.virtuallyyours.com.au/benefits-of-using-a-va/

http://www.entrepreneur.com/article/225318

http://michaelhyatt.com/my-experience-using-a-virtual-assistant.html

Heidi AlamikkeläComment