Tapahtumamarkkinointia onnistuneesti ja tapahtuman brändäys
Olen ollut yrittäjänä kongressitoimistossa ja työntekijänä kongressikeskuksessa ja olen hoitanut tuhansien ihmisten tapahtumia, niin julkishallinnon kuin yritysten ja yksityisten puolelta. Olen myös ollut nuorkauppakamarissa mukana järjestämässä useita erilaisia tapahtumia ja olen myös itse osallistunut lukuisiin seminaareihin, verkostoitumistilaisuuksiin ja yritystapahtumiin. Muistelin parhaimpia tapahtumia ja niitä, joissa tapahtumamarkkinoinnissa on onnistuttu erityisen hyvin ja tutkin mitä niissä on tehty eri tavoin kuin muissa.
Mitä tapahtumamarkkinointi ylipäätään on ja miksi sitä tehdään?
Tapahtumaan pitää saada kävijöitä ja mikäli kyse on toistuvasta tapahtumasta, on otettava huomioon myös seuraavan vuoden tapahtuman houkuttelevuus. Tapahtumalla pitää ensinnäkin olla helppo, houkutteleva ja helposti mieleenjäävä nimi. Sen jälkeen pitää luoda houkutteleva visuaalinen ilme, jotta tapahtuman tunnelma saadaan välitettyä osallistujille jo ennen tapahtumaa kutsujen, nettisivujen ja muun materiaalin välityksellä.
1. Ota yleisö haltuun ennen tapahtumaa
Kerro tapahtumasta uutiskirjein tai sähköpostin välityksellä tai perinteisellä postilla. Kerro lisätietoja ohjelmasta, puhujista tai vieraista. Kerro miten osallistuja hyötyisi tapahtumasta somettamisesta. Luo osallistujille innostunut tunnelma jo ennen tapahtumaa. Kerro millä hashtageilla tapahtumasta kannattaa kertoa somessa. Lähetä aktiivisesti sisältöä osallistujille uutiskirjeiden avulla etukäteen.
2. Kerro mediallekin
Jos tapahtuma ei ole täysin yksityinen ja suljettu, kerro myös medialle tapahtumastasi. Näin saat lisää näkyvyyttä ja houkuttelevuutta tapahtumallesi ja ehkä seuraavan vuoden puhujiakin on helpompi houkutella mukaan.
3. Huomioi myös ne, jotka eivät saapuneet paikalle
Toisinaan käy niin, että osallistuja ei saavukaan tai kaikki eivät ylipäätään ole pääsemässä tapahtumaasi. Ei huolta, anna heille mahdollisuus innostua tapahtumastanne silti ja kerro somen kautta tapahtumastasi. Jaa mielenkiintoisia puheenvuoroja, kuvia, videoita, tunnelmia osallistujilta.
4. Paikan päällä
Hanki ammattikuvaaja ottamaan sekä tapahtuman jälkeen käytettäviä kuvia että sometuskuvia. Laadukkaat kuvat erottuvat ja tuovat myös mukanaan tapahtumasi tunnelmaa paremmin kuin itse kännykällä otetut. Videoi sisällöt ja jaa niitä suorana tai jälkikäteen.
Kun otat hyviä kuvia tapahtumastasi, voit hyödyntää niitä myös muussa markkinoinnissa myöhemmin ja esimerkiksi seuraavan vuoden tapahtuman markkinoinnissa.
Jos olet määritellyt tapahtumallesi jonkinlaisen tunteen, jonka haluat, että osallistujilla tulee, ylläpidä sitä. Kerro koko henkilökunnalle mikä on tavoite ja kouluta heitä nostattamaan osallistujia oikeanlaiseen tunnelmaan.
Taukojen aikana on tärkeää, että osallistujat verkottuvat ja siellä syntyy aitoa halua tulla tapahtumaan uudestaan. Luo sille mahdollisuus ja rakenna sisältö sen mukaan.
5. Tapahtuman päätteeksi
Tapahtuman loputtua muista osallistujia kiitosviestillä. Kerro tapahtumasta blogissanne ja uutiskirjeissä. Kerää palautetta ja uskalla viestiä avoimesti palautteistakin! Kerro jo tässä vaiheessa ensi vuoden tapahtumasta mikäli sellainen on tulossa. Jaa jälkikäteenkin tunnelmia tapahtumasta somessa kuvien ja videoiden välityksellä.
6. Aktivoi vieraat
Kutsu mukaan alasi vaikuttajat, ne jotka ovat aktiivisia somessa ja ne, joita seurataan. Voit tarjota vaikka ilmaisen osallistumisen, koska aktiivinen vaikuttaja jakaa tietoa tapahtumastasi tuhansille eteenpäin.
Mitä materiaalia tarvitaan tapahtumaan?
Yleensä tapahtuman visuaalinen ilme noudattaa joko yrityksen brändin ilmettä tai sille luodaan aivan oma ilme, toisiaan se on vähän molempia. Mieti mikä on tapahtuman haluttu tunnelma, mielikuva ja muistijälki, joka tapahtumastanne jää? Millainen tapahtumanne on? Millainen luonne sillä on ja millainen fiilis siellä on? Nämä kaikki vaikuttavat siihen minkä näköinen tapahtuman ilmeestä suunnitellaan.
Hyvännäköinen tapahtuma erottuu muista. Jotta saat osallistujat innostumaan tapahtumastanne, voit etukäteenkin tehdä tapahtumasta videoita, haastatella puhujia, vieraita jne ja jakaa niitä somessa.
Tapahtuman ”perussetti” on yleensä tämäntyyppinen:
Logo
Kutsun visuaalinen ilme (sähköinen tai postikutsu)
Verkkosivujen visuaalinen ilme
Somen visuaalinen ilme (huom, tätäkin kannattaa suunnitella, mikä värimaailma ja fiilis some-kuvissanne on)
Jaettavan materiaalin visuaalinen ilme (ohjelmalehtinen, kartta, nimilaput, kassit, folderit, kynät.. jne)
Tapahtuman ilme paikan päällä (info-tiski, lavat, taukotilat, tarjoilutiskit, somisteet, koristeet, wc-tilat: kaikkea tätä voidaan suunnitella ja miettiä miten tapahtuman ilme näkyy joka puolella)
Onnistuneessa tapahtumassa kävijä tuntee kuuluvansa joukkoon ja hänet on saatettu huomioida tapahtuman osalta etukäteenkin esimerkiksi hotelliin ennakkoon jaetussa materiaalissa tai kotiin lähetetyssä materiaalissa.
Kuten mikä tahansa brändi, tapahtuma voi olla oma tuote, jolle rakennetaan haluttu mielikuva. Sen jälkeen on osallistujista ja tapahtuman onnistumisesta kiinni, millaiseksi brändi muovaantuu katsojan silmissä.
Tapahtumassa on suunniteltava ilme myös sen mukaan ketä sinne tavoitellaan. Mikäli kyseessä on kansainvälinen tapahtuma, huomioi myös kansainväliset asiat ja tutki mitkä asiat pitää huomioida eri kulttuureissa.
Tapahtumakin suunnitellaan myös visuaalisen ilmeen osalta ja markkinoinnin lähtökohdat ovat usein:
Tavoite
Kohderyhmä
Budjetti
Resurssit
Käytettävät viestintäkanavat
Aikataulu
Projektisuunnitelma ja vastuut
Mittarit
Seuranta ja jatkokehitys
Tapahtumamarkkinoinnissa onnistuminen vaatii luovuutta ja houkuttelevan tapahtuman luomista. Ilmeen lisäksi tärkeässä roolissa on erityisesti sisältö, aiheet ja puhujat sekä kokonaisuutena rakennettu tapahtumasisältö.
Miten markkinointi ja ympäristö liittyvät toisiinsa?
Yksittäinen tapahtuma kuormittaa ympäristöä sen kertaluontoisuuden vuoksi. Mieti tarkasti, miten voisit vähentää ympäristölle aiheutuvaa kuormitusta:
etäosallistuminen: miten saat myös osallistujat mukaan etänä ja miten he voisivat verkottua keskenään?
jaettava materiaali: älä jaa mitään turhaa ja mieti valinnoissa ekologisia ratkaisuja
tapahtuman ilme: aina ei tarvitse luoda uutta uudestaan vaan hyödynnä aiempien vuosien ilmeitä ja materiaalieja, voisitko mennä vaikka samoilla materiaaleilla muutaman tapahtuman?
osallistujien kulku tapahtumaan: suosittele julkisia kulkuneuvoja, pyörää, kävelyä. On vain fakta, että tuhat ihmistä yhdessä paikassa, yhden päivän aikana, jättää jälkensä ympäristöön.
tapahtumapaikan kanssa ympäristön huomioinen: osallistujamäärät ovat tiedossasi niin voitte vähentää ruuan hävikkiä kun tilataan vain sovitulle määrälle ruuat. Miten tilassa on suunniteltu kierrätys ja millainen suunnitelma heillä on ympäristön suojeluun?
erilaiset luovat ratkaisut edesauttavat usein ympäristön kuormitusta
Voit myös miettiä kokonaisuutena miten tapahtumapaikka ja sen ympäristö viestii tapahtumastasi. Millaisen mielikuvan haluat jättää heille, jotka ajavat tapahtumapaikan ohi? Miten alueen asukkaat saavat tietää tapahtumastasi ja olisiko siitä heille hyötyä?
Tapahtumamarkkinoinnissa ympäristöasiat tulee huomioda, juuri siksi koska kyseessä on kertaluonteinen tapahtuma, jonka materiaalit saattavat tapahtuman jälkeen mennä roskiin. Miten huomiot sen jo suunnitteluvaiheessa ja mieti tapahtumasi koko kiertokulku myös markkinointimateriaalien kannalta.
Onnistunut tapahtumamarkkinointi
Jos olet alkuun asettanut tavoitteet, voit mittaroida ja seurata sitä oletko onnistunut tapahtumamarkkinoinnissasi! Mikäli kävijämäärät ovat tavoitteen mukaiset, on yhdessä asiassa onnistuttu.
Mikäli tapahtumasi on huomioitu mediassa, alan piireissä ja siitä puhutaan somessa, olet varmasti onnistunut jossakin!
Kun osallistujat lähtevät tapahtumastasi, heillä pitäisi olla halu tulla uudestaan seuraavana vuonna. Anna heille mahdollisuus ostaa lippu samantien edullisemmin ja viimeistään seuraavana päivänä muista heitä kiitosviestillä ja kerro ensi vuoden tapahtumasta!
Kun tiedät mitä haluat tapahtumaltasi, voit paremmin onnistua sen saavuttamisessa. Hyvä tapahtuma muistetaan ja siitä puhutaan ja osallistujat jakavat siitä tietoa somessa myös ilman sinun ohjeistusta ja pyytämistä, joten anna sisällön olla tapahtumasi ykkösasia ja jätä tapahtumastasi osallistujalle positiivinen tunnelma!
